「見積書・請求書」送付作業の効率化

2019年02月15日

自営業や中小企業の従業員が少ない会社では、ちょっとした時間も効率化を図って、自分たちの本来の仕事に専念したいものですよね。

日々、経営していく中で必ずある見積書や請求書の送付作業。メールやFAXで送るだけならまだしも、これを郵送しないといけないとなると本当に手間で面倒くさい。

わざわざこの作業を行うためだけに、封筒を買って、切手を貼って、宛名を書いて、郵便局もしくは郵便ポストまで足を運ばないといけなく、何だかんだ言って30分、1時間の時間を要してしまうことも。。

そんなめんどくさくて、手間(無駄)と思える作業も、インターネットのサービスを使えば、一瞬で終わる作業に変わります。

そんなサービスを、今回、簡単にご紹介します。

見積書・納品書・請求書作成サービス「Misoca」

今、フリーランスや自営業、中小企業から一番利用されているのがこの「Misoca(みそか)」というサービスになります。

公式サイト:https://www.misoca.jp/

Misocaは見積書、納品書、請求書がクラウド(インターネット上)で作成でき、簡単にPDF出力やメール送付、郵送までを行うことが出来るサービスです。

郵送は1通あたり160円掛かりますが、普段郵送する費用80円と封筒と印刷代、そしてわざわざ郵便局に行く手間を考えれば、そのプラス80円なんてとても安く感じます。

もし、事務担当の社員にこの作業をさせていたのであれば、早くこういうサービスを導入するほうがお得です。時給1,000円の社員として考えても、1時間この作業を行わせていたのなら実にもったいない。その分、他の会社貢献につながる業務をやらせた方が絶対いいです。

また、弥生会計のソフトを利用している会社は、このサービスを使うことにより、記帳の自動連携も行うことができますので、会計の作業を1つ効率化することができます。

A4サイズ印刷・郵送サービス「Web郵便」

そもそももう使っている見積書・請求書のフォーマットがあって、作成する機能まではいらないよ!って言う方には、郵便局が公式に出している「Web郵便」というサービスがオススメです。

公式サイト:https://webyubin.jpi.post.japanpost.jp/

Web郵便は、インターネット上からPDFやWordデータをアップし、郵送先の住所を入力すれば、郵便局側で印刷から郵送までをおこなってくれるサービスになります。

Freee等の会計ソフトを使用し、見積書・請求書を作成しているフリーランスや会社さんには、本当嬉しいサービスですね。

白黒が97円(税込)、カラーが143円(税込)で、印刷して郵送の手配をおこなってくれる実に素晴らしいサービスです。

封筒に手書きするのはちょっと嫌だな。だからといって封筒に印刷するのは設定するのがめんどい。。
そんな方にもおすすめしたいサービスです!

まとめ

ITを使えば、どんな些細な作業も効率化することができ、その分、本業に力を入れることができます。

今回は、納品書、請求書の郵送に関する効率化の話でしたが、他にも経理周りや社員の勤怠管理、クライアントの納品などの情報共有のやり方も効率化出来るサービスがたくさんありますので、今後、ご紹介していきます。

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